Archiviazione documenti cartacei

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Quando un impiegato si presenta per la prima volta in un ufficio, è molto probabile che gli si chieda, come inizio, di archiviare delle carte. Questo succede un po' perché di carte da archiviare in un ufficio ce ne sono sempre, ogni giorno, e questo è un lavoro che volentieri si demanda al pivello appena arrivato. Ma la motivazione è anche un'altra, ed è quella corretta: dare a una persona delle carte da archiviare è il modo più diretto di farle vedere come funziona la ditta nelle operazioni quotidiane. In questo modo il nuovo arrivato apprende subito non solo dove si trovano i vari archivi ma anche come essi siano composti ed in pratica di che cosa si occupa giornalmente il personale che compone la ditta.

[modifica] A chi è rivolto questo manuale

Ovviamente al nuovo arrivato bisogna mostrare un po' le cose e di solito un "senior" viene incaricato di questo compito, ma molto spesso l’impiegato anziano sbriga assai in fretta questa incombenza e lascia il pivello a districarsi da solo tra le cartacce. Ora, se il nuovo arrivato non ha qualche esperienza precedente del lavoro di ufficio, ma possiede solo nozioni scolastiche, può trovarsi in difficoltà perché può capitargli di dover archiviare delle carte di cui non capisce proprio il contenuto. E così, dato che il nuovo si sente imbarazzato a chiedere per ogni carta e l’anziano è stufo di spiegargli ogni piccolezza, succede che il senior è catalogato cerbero, il pivello è marchiato incapace e le carte vengono messe via a casaccio e all'occorrenza non verranno trovate che dopo lunghissime ricerche (forse).

Questo manuale vuole aiutare sia l'impiegato alle prime armi sia quello che dovrebbe istruirlo, spiegando per sommi capi come gli archivi dovrebbero venir tenuti: contiene indicazioni, procedure e suggerimenti su come tenere un archivio cartaceo e sulle attività correlate.