Archiviazione documenti cartacei/Archivi di contabilità

Archiviazione documenti cartacei

Copertina Archiviazione documenti cartacei/Copertina

Vengono bollati anche questi e compilati a computer con appositi programmi. Sono il LIBRO GIORNALE, il REGISTRO DEGLI ACQUISTI, il REGISTRO DELLE VENDITE ed il REGISTRO DEI BENI AMMORTIZZABILI.

Libro Giornale

Il più voluminoso è il libro giornale. Dato che per legge i movimenti devono essere registrati ogni giorno, ma non occorre che si stampino direttamente su bollato, di solito la stampa si fa mensilmente, o nelle aziende più grandi, settimanalmente. Ognuno di questi periodi va piegato con la prima pagina di sopra ed infilato in una busta trasparente. Le buste vengono archiviate nel raccoglitore secondo data, la più recente di sopra. Tra le buste si mettono dei cartoncini separatori per dividere le registrazioni per anno, o semestre, o mese, a seconda delle esigenze dell’azienda. L’importante è che non ci si possa confondere quando si ha la necessità di trovare una certa registrazione di una certa data. Non basta scrivere sui cartoncini ad esempio “III° trimestre”, perché già l’anno prossimo questa dicitura non ci sarà di grande aiuto; scriviamo invece per esteso “III° trimestre 1993”. Comprensibilmente il raccoglitore per il giornale dovrà essere dei più capaci e probabilmente non ne basterà uno solo per l’anno, per cui abbiamo l’accortezza di scrivere sul dorso dello stesso LIBRO GIORNALE - III° trimestre 1996, oppure LIBRO GIORNALE DAL 15.03.1994 AL 31.05.1994, o qualcosa di simile.

Libro Acquisti e Libro Vendite

I Registri degli ACQUISTI e delle VENDITE sono molto più sottili, in quanto sono soltanto elenchi delle fatture. Per la corretta archiviazione di questi due registri bisogna distinguere se l’IVA viene liquidata mensilmente o trimestralmente, perché sono questi i periodi che determinano una unità di stampa. Ogni unità di stampa (cioè l’elenco delle fatture registrate in un mese o in un trimestre) viene inserito in una busta trasparente, con il numero più basso di sopra. Deve rimanere ben visibile anche il prospetto di Liquidazione IVA che viene stampato a fine periodo, per cui bisogna piegare il tabulato in modo da presentare questo prospetto sul retro della busta trasparente (alle volte bisogna piegare a metà la penultima pagina per ottenere questo effetto). Volendo si può anche staccare questo riepilogo dal tabulato e inserirlo in una busta apposita, come si fa con il riepilogo globale di fine anno.

Come ben si capisce, per questi due libri non abbiamo bisogno di raccoglitori grossi, ma usiamo quelli dal dorso stretto, oppure possiamo utilizzarne uno dal dorso largo per più anni. In questo caso avremo cura di inserire tra ogni anno un cartoncino separatore con l’indicazione dell’anno contabile sottostante. Comunque sul dorso dovremo attaccare la scritta con l’indicazione del periodo a cui i documenti in esso contenuti si riferiscono, ad esempio ACQUISTI 1997 se il contenuto è di un anno, ma ACQUISTI 1995-1996-1997 se i documenti contenuti sono relativi a tre anni, e così via.

Libro dei Cespiti Ammortizzabili

È poco voluminoso anche il LIBRO DEI BENI AMMORTIZZABILI, sebbene possa alle volte assumere delle proporzioni notevoli. Dobbiamo calcolare infatti che ogni anno questo libro aumenta di varie pagine, e cioè di un elenco che contiene tutti i beni con le relative quote di quell’anno, ed in più una pagina di storico per ogni bene. Se dunque i beni presenti in azienda sono dieci, ogni anno il libro crescerà di undici-dodici pagine, ma se i beni sono cento, ogni anno dovremmo aggiungere circa centodieci pagine (una per ogni bene ed una decina per l’elenco riepilogativo). Sarà perciò opportuno scegliere un raccoglitore di grandezza adeguata. Comunque la corretta archiviazione prevede che ogni annata venga riposta in una busta trasparente, oppure, se i beni sono tanti, che ogni annata venga distinta dalla precedente con un cartoncino separatore. Dato che i caratteri di stampa non evidenziano particolarmente il periodo a cui si riferisce il tabulato, sarà bene infilare nella busta trasparente o appiccicare sul cartoncino separatore un foglietto colorato con la scritta del solo anno di gestione. Per questo libro alcuni suggeriscono che il metodo migliore sia quello di archiviare i riepiloghi annuali degli ammortamenti tutti assieme da una parte, e le schede storiche dei singoli beni da un'altra, separate per “bene” (o “cespite”), cioè per ogni bene le schede di tutti gli anni assieme. A me questo procedimento sembra troppo macchinoso ed anche inutile, dato che l’ultima scheda di ogni bene riepiloga tutti i movimenti, per cui quelle degli anni precedenti non possono interessare più di tanto.

Libri vari

Ci sono infine dei libri particolari per alcuni tipi di azienda, ad esempio il libro delle ESPORTAZIONI, o quello dei RIFIUTI TOSSICI, o quello delle QUOTE LATTE, o ancora quello dei TAPPI DA VINO. Per l’archiviazione di questi ed altri libri obbligatori ci si atterrà alle regole generali sopra illustrate.

Fatture

Una categoria a parte di documenti rientranti in questo ambito sono i documenti di compravendita, o semplicemente FATTURE, termine che useremo per semplificare ma che non è esatto, in quanto un documento di compravendita si può chiamare anche parcella o bolletta o anche diversamente, specialmente se emessa non per merce ma per prestazione.

Le fatture si distinguono logicamente in fatture di acquisto e quelle di vendita. Pur costituendo forse il maggior volume tra i documenti da conservare, la loro archiviazione è tra le più semplici.

Fatture di vendita

Le fatture di vendita, anzi più precisamente le loro copie, vanno messe nel raccoglitore dietro numero il che significa anche dietro data, visto che per legge la numerazione deve progredire col tempo, senza possibilità di deroga. In alcune aziende le Note di Accredito (che sono poi solo fatture con importo negativo) seguono la numerazione delle fatture stesse, cioè sono intercalate tra le fatture e se ne distinguono solo per la dicitura “Nota d’Accredito” al posto di “Fattura”. Vanno archiviate tutte assieme, in ordine di numero.
In altre aziende, le Note d’Accredito hanno una numerazione propria, ed in questo caso vengono conservate in raccoglitori a parte. Analogamente, dove per necessità particolari si emette più di una serie di fatture, l’archiviazione è separata. Il caso più comune è quello delle fatture “accompagnatorie” che seguendo una propria numerazione, devono rimanere ben separate dalle “differite”. Di norma le fatture si emettono in più copie, di cui solo la superiore si chiama “originale” e viene consegnata al cliente. Delle altre copie una deve andare nell’archivio, e le altre il cui smistamento in tempi non molto lontani costituiva un discreto impegno, stanno diventando inutili. Sarebbe molto utile che una di queste copie andasse archiviata nella cartella personale del cliente, dove queste cartelle vengono gestite, ma l’operazione richiede tempo notevole e molte volte non è conveniente.
Lo stesso dicasi per la copia che andrebbe nella cartella del rappresentante. Oggi infatti le provvigioni vengono automaticamente calcolate dall’elaboratore al momento della fatturazione, e la conservazione di una copia nella cartella del rappresentante non ha senso. È ben più importante invece, e non si deve omettere, di inviare o consegnare quanto prima una copia della fattura al rappresentante, in modo che sia informato dell’avvenuta spedizione con tempestività. Le altre copie delle fatture emesse possono servire per molteplici scopi, ma sono tutte esigenze particolari dell’azienda e vengono archiviate di conseguenza. Per lo più si tratta di scopi obsoleti, come nel caso della copia per la cartella del rappresentante o quella che serviva per lo scarico del magazzino, che con l’avvento della fatturazione computerizzata hanno cessato di esistere.

In definitiva, le fatture da archiviare, dopo averne consegnato o spedito l’originale al cliente, sono solo quelle che vanno archiviate perché la legge lo esige. Anche quella che oggi si deve inoltrare al rappresentante, è eliminata quando i rappresentanti sono collegati in rete con la casa madre.

Fatture di acquisto

È un po’ diverso il discorso delle fatture ricevute, cioè le fatture di acquisto. Queste fatture pervengono in azienda perlopiù via posta e se è lo stesso archivista ad aprire la posta, come di solito succede, deve badare a non archiviarle, ma di passarle al reparto contabilità o dove gli viene indicato. Sembra una precisazione di troppo, ma succede molte volte che delle fatture vadano diritte in archivio senza passare dalla contabilità, è in effetti questo uno degli errori più frequenti. Quando poi queste fatture sono state registrate in contabilità e controllate dal responsabile per gli acquisti, ritornano dall’archivista. L’archiviazione classica prevede che queste fatture vengano conservate secondo il “protocollo” che è il numero progressivo con cui la fattura è stata contabilizzata nel libro bollato degli acquisti. Ma questo si faceva prevalentemente perché in questo modo si teneva sotto controllo la correttezza del protocollo, cioè si controllava che nessun numero venisse saltato. Oggi è l’elaboratore a pensarci e conviene archiviare le fatture di acquisto per nominativo, cioè mettendo assieme tutte le fatture dello stesso fornitore in ordine di data, la più recente di sopra. Questo metodo consente una ricerca più facile e soprattutto permette un controllo dei prezzi praticamente istantaneo.

Avremo così dei raccoglitori per le fatture di vendita tipo FATTURE VENDITA DAL N. O1 AL N. 514 - GEN-APR 1996, mentre per le fatture di acquisto avremo FATTURE ACQUISTO ADANI-FORTI 1996.

Allegati fattura

Bisogna parlare a questo punto dei documenti che vengono archiviati assieme alla fattura, cioè proprio pinzati assieme. Si tratta di tutti i DDT (documenti di trasporto), sia quelli emessi dal venditore prima dell’emissione della fattura, sia quelli emessi dal corriere. Vanno attaccati alla fattura anche i documenti doganali e quelli dello spedizioniere; quando i documenti di queste due categorie formano un protocollo (sono cioè a sua volta vere e proprie fatture e come tali hanno un suo posto specifico), se ne allega una fotocopia oppure se ne indicano gli estremi sulla fattura di compravendita. Se non si gestisce l’archivio dei Clienti e dei Fornitori (di cui parleremo più avanti), tutti i documenti relativi alla stessa transazione vengono allegati alla fattura che la conclude, a partire dal primo contatto telefonico via via fino alla spedizione e fatturazione della merce. In particolare per le fatture di servizi o di assistenza, allegare i Rapporti di intervento. Sono questi dei fogli con l’indicazione del servizio reso in quella data, del riferimento all’eventuale contratto, e della durata dell’intervento, controfirmati sempre da chi ha goduto del servizio.

Risultati annuali

Un ultimo raccoglitore che rientra in questo gruppo è quello che contiene i risultati ufficiali dei vari esercizi contabili. Lo chiameremo ad esempio DICHIARAZIONI ANNUALI e vi conserveremo la dichiarazione annuale dei redditi e dichiarazione IVA, ed il bilancio depositato, separati da cartoncini con l’indicazione dell’anno contabile a cui si riferiscono. Non dimenticare di corredare le dichiarazioni con la prova dell’avvenuta consegna (la ricevuta o la ricevuta di raccomandata). Aggiungeremo all’occasione un raccoglitore di RIMBORSI IVA, nel quale ogni annata verrà tenuta in una apposita busta trasparente o cartella interna con l’indicazione degli estremi ben in vista.