Archiviazione documenti cartacei/Assetto aziendale
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Gli archivi sull'assetto dell'azienda raccolgono documenti di inizio attività, quali l'iscrizione alla CCIAA e l’assegnamento della partita IVA.
Fanno parte di questo gruppo i documenti di proprietà dello stabile o i contratti di affitto, i contratti di allacciamento dell’energia e delle linee di telefono e simili. Metteremo in questo gruppo le concessioni particolari di cui può godere l’azienda, ad esempio l’usufrutto di un terreno, licenze e deroghe permanenti e divieti.
Per dire con poche parole, fanno parte di questo gruppo tutti quei documenti che testimoniano l’inizio di qualcosa, e succedono una sola volta. Vengono aggiunti i documenti di variazione, gli ampliamenti e le scissioni dei contratti suddetti.
È, come si può notare, un gruppo ristretto di documenti, e non viene consultato molto spesso. Ma quando c’è la necessità di consultarlo, è bene che ogni informazione sia reperibile all’istante. Perciò sarebbe utile servirsi di buste trasparenti, una per contratto, nelle quali mettere davanti il documento più importante e sotto gli aggiornamenti di cui sopra.
In caso di contratto rescisso, attaccare sull’esterno della busta o infilare subito sul davanti un foglietto colorato con la dicitura ben visibile annullato.
Le buste con i gruppi di documenti vanno messe in ordine alfabetico, basandosi sull’intestazione di chi ha emesso il contratto, ad esempio CCIAA, ENEL, Tribunale. Sarebbe invece sbagliato mettere in un ordine alfabetico del tipo Contratto di affitto, Contratto telefonico, Divieto dell'Ufficio Igiene, ecc., perché non è un metodo che agevola la ricerca.
Sul dorso del raccoglitore scriveremo ad esempio Inizio attività oppure Documenti ufficiale oppure Contratti operativi, o altra simile dicitura.
Vanno in questo gruppo anche i brevetti ed i marchi depositati che la ditta eventualmente possiede. Certamente, se ad esempio i brevetti sono tanti, vanno riposti in un apposito raccoglitore, con la scritta sul dorso Brevetti e marchi o simile.