Archiviazione documenti cartacei/Archivi Clienti e Fornitori

Archiviazione documenti cartacei

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L’archivio più voluminoso è quello dei clienti e dei fornitori. Non solo è il più voluminoso, ma nella gestione quotidiana è anche il più consultato. Bisogna perciò idearlo e poi mantenerlo con la massima cura. Sono questi gli archivi che più possono differire da una azienda all’altra, dato che ogni attività ha un diverso rapporto con i clienti ed i fornitori. Cerchiamo comunque di trovare alcune regole valide per tutti.

Grosso modo le possibilità di archiviazione sono due e le chiameremo archiviazione generica ed archiviazione specifica. La scelta tra le due dipende dall’attività svolta nell’azienda. L’archiviazione generica è la procedura che più si adatta alla maggior parte delle aziende, sia piccole che grandi, ed è perciò la più usata. Contiene un archivio CLIENTI ed uno FORNITORI. L’archiviazione specifica invece è una raccolta di fascicoli relativi ad ogni OPERAZIONE. Se nell’archiviazione generica l’unità di riferimento era il Cliente, in quella specifica è l’Operazione. Se cioè abbiamo bisogno di rintracciare, ad esempio, un pagamento di un dato cliente, nell’archivio generico cercheremo nel raccoglitore CLIENTI, mentre nell’archivio specifico cercheremo tra le Operazioni.

Sia comunque che si scelga l’archiviazione generica che quella specifica, di solito si tiene anche uno schedario dei clienti, dove su ogni scheda viene riportato non solo il nominativo, ma anche le condizioni di vendita a lui riservate, le persone da contattare, il fido concesso, eccetera. Comprensibilmente questo schedario non è necessario nelle aziende con pochi clienti, in quanto tutti questi dati sono reperibili nei fascicoli personali o addirittura possono essere ricordati. È invece uno strumento indispensabile per l’azienda con molti clienti, e deve essere assolutamente aggiornato e velocemente consultabile. Questo schedario si rinnova continuamente, per cui all’archivista non arriverà mai, ma possono venir archiviate schede di nominativi che certamente non si ripresenteranno. La miglior cosa è tenere tutte queste schede assieme in un apposito raccoglitore, ma possono venir anche cestinate. Se questo schedario viene tenuto in computer, come ormai correntemente si usa, sarà bene farne ogni anno una stampa completa ed archiviarla in un raccoglitore tipo NOMINATIVI CLIENTI.

Archiviazione generica

In questo caso teniamo due archivi ben distinti, uno per i clienti e l’altro per i fornitori. Innanzi tutto bisogna definire chi sono i clienti ed i fornitori. Sembra una domanda facile, ma in pratica presenta alcune difficoltà. Per non sbagliare mai, atteniamoci alla regola che un nominativo diventa cliente o fornitore solo quando viene emessa una fattura (o parcella o simile). Finché non c’è fattura, il nominativo non deve comparire in questi archivi.

Decidiamo poi quali sono i documenti che vogliamo conservare in questi archivi. Di solito vi si conserva tutta la corrispondenza ed in genere tutti i documenti che interessano solo questo nominativo, eventualmente una copia di ogni fattura ed una stampa mensile del suo conto, cioè l’estratto conto della sua situazione contabile. Questo perché tali archivi devono rispecchiare il più chiaramente possibile la posizione di questo nominativo nei confronti della ditta. Rimarranno perciò tra questi documenti anche eventuali appunti presi durante una telefonata, o eventuali progetti, proposte, e soprattutto reclami.

E qui bisogna fermarsi un po’ a considerare quanti di questi nominativi possono esserci. Se, per esempio, si tratta di una ditta distributrice su larga scala che ha centinaia di clienti, ovviamente non daremo ad ogni singolo cliente la sua cartella, anche perché ditte di questo tipo non intrattengono contatti diretti con ognuno dei clienti, per cui avremo in archivio solo quei nominativi con cui c’è scambio di corrispondenza. Se invece teniamo l’archivio di una ditta artigianale che lavora su commissione, e ogni cliente viene seguito personalmente ed interpellato in ogni circostanza, ecco che si impone una cartella apposita per ogni cliente, alle volte un intero raccoglitore.

Ad ogni modo, tutte le carte relative ad un certo nominativo vanno tenute in ordine di data, la più recente di sopra. Normalmente basterà una busta trasparente a contenerle e in questo caso vi infileremo sul davanti un foglio con scritto ben in grande il nominativo, l’indirizzo, i numeri di telefono e la persona a cui rivolgersi. Queste buste verranno poi messe in raccoglitori più capaci, in ordine alfabetico, la A di sopra, dove bisognerà mettere un separatore tra ogni lettera dell’alfabeto.
Questo separatore sarà del tipo rubrica, cioè un foglio di cartoncino colorato un po’ più largo del formato A4, con le lettere dell’alfabeto in vista sul bordo destro. Subito sotto questo cartoncino metteremo un elenco sempre aggiornato dei nominativi contenuti sotto quella lettera. Può succedere che un nominativo solo abbia tanta corrispondenza da riempire da solo un intero contenitore, il che non deve preoccupare. Anzi, se questi archivi vengono usati spesso, poniamo che li si usi consultare direttamente anche durante le telefonate, sarà bene che i raccoglitori siano molto stretti, fino ad arrivare a contenere un nominativo solo ciascuno.

Questo sistema è molto pratico ad esempio nella già citata azienda artigianale dove i clienti sono pochi ed i contatti con gli stessi molto frequenti. Sui dorsi dei raccoglitori avremo cura di scrivere ad esempio CLIENTI, A - F, 1998, oppure FORNITORI, ADANI, 1996, o simile. Se, come spesso succede, un nominativo è sia cliente che fornitore, lo dobbiamo tenere in tutti e due gli archivi, e per quanto possibile, non dobbiamo far interagire le due “qualifiche”; se dobbiamo archiviare un documento che interessi quel nominativo sia come cliente che come fornitore, facciamone una fotocopia e archiviamolo da ambedue le parti.

Archiviazione specifica

Per alcuni tipi di azienda non è conveniente tenere un archivio dei clienti come sopra descritto. Si tratta principalmente di due categorie: aziende con moltissimi clienti e quelle con pochissimi clienti.

Prendiamo per esempio il caso di una ditta di trasporti. I clienti sono moltissimi e, quello che più importa, sempre diversi. Ci sono, è vero, dei clienti abituali, per i quali si effettuano trasporti regolarmente o in abbonamento, ma sono pochi, la grande maggioranza sono clienti occasionali che mai più si ripresenteranno ai nostri sportelli. Non ha senso dunque tenere un fascicolo per ognuno di questi clienti: l’archivio sarebbe di poca utilità per un’eventuale ricerca. Ecco perché i trasportatori numerano le proprie operazioni, cioè le spedizioni, e archiviano tutti i documenti sotto questo numero.

L’altro caso che ci servirà da esempio è un’azienda che fornisce servizi a pochi clienti importanti, diciamo uno studio grafico. Comprensibilmente in questo caso il lavoro viene svolto prevalentemente sempre con gli stessi nominativi, sebbene ci saranno pure dei clienti occasionali. Per queste aziende, un archivio di tipo generico diventerebbe un’accozzaglia più o meno ordinata di carte conservate tutte nello stesso raccoglitore, in quanto sempre dello stesso cliente.

Si adotta allora l’archiviazione per Operazione, dove l’unità di ricerca non è più il nominativo di un cliente, ma il numero di una data operazione. Sono varie le denominazioni che le ditte interessate danno ai fascicoli delle operazioni; alcuni le chiamano appunto Operazioni, altri Posizioni, altri Pratiche, o Affari, o Contratti, eccetera. Che vengano chiamati in un modo o nell’altro, si tratta sempre di raccolte di tutta la documentazione inerente ad una sola operazione o “affare”, dall’iniziale contratto o commissione fino al pagamento della fattura emessa. Questi fascicoli comprendono tutti i documenti che anche l’archivio generico contiene, ma distribuiti per operazione. Va notato che molto spesso l’archivio specifico ingloba anche parte di altri archivi di utilità corrente, ad esempio vi vengono riposte anche le contabili bancarie relative all’operazione, e altro.

L’archivista incaricato di gestire questi fascicoli deve conservarli rigorosamente per numero. Li raggrupperà in raccoglitori o cartelle a falde o faldoni o scatole, come meglio riterrà opportuno, avendo l’accortezza di apporre all’esterno una scritta che evidenzierà l’anno ed il range dei numeri contenuti, ad esempio OPERAZIONI 1997 DAL N. 123 AL N. 456 oppure PRATICHE PRIMO SEMESTRE 1993 - N. DA 123 A 456 oppure POSIZIONI DAL 001 AL 500 - 01.01.94-31.01.94, eccetera. Attenzione alle Operazioni che durano a lungo, oltre la scadenza dell’anno. Normalmente i numeri di Operazione iniziano ogni anno ex novo, per cui queste Operazioni possono venir rinumerate o richiamate con appositi riferimenti. L’archivista deve badare che questi fascicoli, conclusa l’operazione, vengano archiviati nell’ultimo anno della loro vita e con l’ultimo numero a loro conferito, perché è dalla conclusione dell’affare che si calcolano i dieci anni previsti per la conservazione della documentazione.

Anche queste aziende che hanno optato per l’archiviazione specifica dei clienti, solitamente si attengono all’archiviazione di tipo generico per i fornitori, ma non è una regola. Come già detto, in ogni azienda si sceglie il metodo più pratico.

Clienti e Fornitori "probabili"

Strettamente connesse a questi archivi sono anche le evidenze dei probabili clienti e dei probabili fornitori. Questi sono semplicemente nominativi con cui sono in corso delle trattative, ma non si è ancora giunti ad una fatturazione. L’archivio si chiamerà ad esempio RICERCA CLIENTI o OFFERTE DI VENDITA oppure POSSIBILI FORNITORI o OFFERTE RICEVUTE e simili.

Tenuto conto dell’uso che si farà di questi archivi, una catalogazione in ordine alfabetico di nominativo non ha senso. Per i possibili fornitori il criterio sarà quello di evidenziare il servizio che viene offerto, in modo da poter subito trovare quello che potrebbe servire all’occorrenza. Distingueremo ad esempio Fornitori di merce da rivendere, Fornitori di materiale di consumo, Fornitori di servizi, Fornitori di assistenza, ecc. Da notare che anche gli opuscoli pubblicitari possono rientrare in questo gruppo, ovviamente solo quelli che illustrano merce o servizi che potrebbero interessare in un prossimo futuro, gli altri vengono cestinati.

Per i possibili clienti invece il criterio sarà diverso, in quanto si presuppone che l’iniziativa partirà da noi, cioè saremo noi ad andare alla ricerca di clienti, ad esempio con varie forme di mailing. In questo caso catalogheremo i documenti per zona avendo cura di conservare l’elenco dei nominativi già contattati e, sopra lo stesso, la documentazione relativa ai vari contatti che il mailing ha generato, unitamente ad eventuali contatti spontanei, cioè non dovuti al mailing. Questi documenti sono destinati per la maggior parte a restare riferimenti unici a un dato nominativo, perché molto spesso purtroppo non hanno seguito. Ma per quei nominativi che continueranno la relazione, sarà nostra cura raccogliere tutte le carte in una busta trasparente, in attesa di una prima fatturazione, dopo la quale verrà compilata una scheda nello Schedario Clienti e tutta la documentazione andrà spostata nel raccoglitore dei Clienti, sotto la prima fattura, ossia (nell’archiviazione specifica) diventerà un’Operazione.