Archiviazione documenti cartacei/Archivio del personale

Archiviazione documenti cartacei

Copertina Archiviazione documenti cartacei/Copertina

I libri che la legge prevede per il personale dipendente sono il libro Matricola e il libro delle Presenze:

Il libro Matricola va conservato assieme agli altri libri bollati tenuti a mano, in quanto sinora non viene compilato a computer.
Il libro delle Presenze va invece tenuto aggiornato costantemente, in quanto vi si devono annotare le ore di presenza di ogni singolo dipendente in ogni singola giornata. È perciò un libro di gestione e non un libro di archivio come praticamente tutti gli altri bollati.

Per chiarire il concetto, gli altri bollati servono a registrare ufficialmente le operazioni fatte, e una volta stampati si possono mettere da parte perché non dovrebbero più essere consultati se non sporadicamente. Il libro delle Presenze serve invece da prima nota per calcolare gli stipendi ed emettere le buste paga e diventa perciò importante solo quando definitivamente compilato. Trattandosi di un libro bollato, va tenuto con cura, ma dato che lo si deve aprire innumerevoli volte e scriverci moltissimi dati, succede che si sgualcisca o che si macchi o addirittura che si strappi. È perciò consigliabile trovargli una copertina rigida o almeno conservarlo in una cartella rigida e riporlo dove possa essere raggiunto con immediatezza ma dove non sia esposto a logorio. Molto spesso questo libro si trova nel primo cassetto del capoufficio o dell’addetto alla registrazione delle presenze, assieme alla cancelleria ed ai timbri che immancabilmente finiscono per macchiarlo. Altre volte il suo posto è addirittura ben in vista sulla scrivania, ovviamente macchiato di caffè. Sono proprio i due posti da evitare, mettiamolo piuttosto in uno scaffale vicino, ben in piedi nella sua cartellina: occuperà poco spazio, sarà al sicuro e sottomano.

I documenti relativi al personale dipendente sono però molto più numerosi di quanto si creda e, cosa molto importante, a differenza di tutti gli altri archivi presenti in azienda, non vengono tenuti dall'ultimo dipendente assunto, ma dai dirigenti. Dato però che molte volte i dirigenti sono anche meno pratici di archiviazione di quanto lo siano i pivellini, illustrerò in breve le modalità di archiviazione anche per questi documenti.

L'archiviazione materiale di tutti questi documenti dipende ovviamente dal loro volume. Tranne le varie richieste di impiego che sarebbe bene tenere a parte, se si tratta di azienda con un paio di dipendenti, tutte le carte staranno in un raccoglitore, ben catalogate e separate, e potranno contenere varie annate. Se si tratta di ditta giovane, si inizieranno le cartelle personali con semplici buste trasparenti. Quando però con il passar del tempo la documentazione di ogni singolo dipendente diverrà più consistente, sarà bene trasferirla in cartelle più capaci, quelle ad esempio con le falde e l’elastico ma con dorso sufficientemente largo da poterci scrivere il nome del dipendente o almeno il suo numero di matricola. Anche le buste paga richiederanno sempre più spazio, per cui le archivieremo in raccoglitori capaci, ognuno dei quali potrà contenere varie annate.

Come già detto, tutta la documentazione relativa al personale viene solitamente conservata negli uffici dei dirigenti, ma anche quando così non fosse, bisogna tenerla dove i dipendenti stessi non la possono consultare e dove estranei non la possono nemmeno vedere, proprio per garantire la massima riservatezza possibile.

Dipendenti

Storicamente, la prima carta da conservare è il primo contatto, di solito la domanda di impiego che il dipendente fece a suo tempo, sia che si tratti di domanda soggettiva o di una risposta ad una nostra richiesta o inserzione. Visto che ogni ditta riceve moltissime domande di impiego, sarà bene conservarle tutte quante nello stesso raccoglitore. In questo caso non è la data delle lettere che interessa principalmente, ma la qualifica o la mansione per la quale una persona si candida.
Divideremo perciò le lettere pervenute in vari gruppi, intercalati dai cartoncini separatori sui quali verrà chiaramente scritta la mansione richiesta, ad esempio DIRIGENTI, IMPIEGATI, OPERAI, APPRENDISTI, COMMESSI, RAPPRESENTANTI, ecc...
Se le domande sono molte, si possono ulteriormente suddividere queste categorie, tra gli impiegati potremo avere contabili, traduttori, addetti al terminale, e simili, dipende innanzi tutto dall’attività dell'azienda. In seno ad ogni gruppo poi l’ordine di archiviazione è quello per data, la lettera più recente di sopra.

Questo metodo consentirà di avere subito sotto mano i nominativi delle persone che potrebbero rispondere alla necessità del momento. Se questo archivio viene gestito, come dovrebbe, dalla stessa persona che deciderà poi dell’assunzione, ogni lettera ricevuta dovrebbe essere corredata da un breve "commento", in pratica la prima impressione che si è avuta leggendo quella domanda. Di solito i dirigenti incaricati annotano semplicemente sul bordo della lettera stessa dei commenti molto laconici che vanno da un deciso NO ad un COLL (chiedere colloquio), o ad un TROPPO ESIGENTE o NON FA PER NOI, ma anche molti altri.
La procedura giusta è quella di numerare le lettere di ogni gruppo e di compilarne un elenco in forma di tabella, dove ad ogni numero si fa seguire solo un esauriente commento. Questo elenco si conserva poi sopra le lettere, sotto il cartoncino separatore. Serve per avere un’immediata visione dei possibili candidati, senza lasciarsi sviare dalla forma della richiesta o dall’aspetto esteriore del candidato (le domande di impiego dovrebbero essere tutte corredate da foto), bensì basandosi soltanto sul proprio giudizio messo per iscritto al momento del ricevimento della lettera. Serve anche per un altro scopo. Con questo modo di archiviazione il dirigente può demandare a persona di sua fiducia tutte le operazioni tranne quelle della compilazione degli elenchi che dovrà fare personalmente. In questo caso potrà conservare questi elenchi con i relativi commenti tra le proprie carte, mentre l'archivio delle domande di assunzione potrà essere accessibile a tutti.

Quando poi una persona viene assunta, nell’archivio si apre una cartella a suo nome. Questa cartella conterrà, in quest'ordine:

la domanda di assunzione
il commento dell'esaminatore che ha consigliato o approvato l’assunzione
una copia della lettera di assunzione
eventuali copie di diplomi o brevetti e qualsiasi documento che si riferisca a questa persona.

La cartella verrà poi alimentata nel tempo, in ordine di data, con tutte le comunicazioni dell’azienda al dipendente e viceversa.
Ovviamente si conserveranno qui anche le ammonizioni e eventuali multe addebitate al dipendente, non solo quelle formalizzate con lettera, ma anche le ammonizioni verbali ed eventuali appunti dei superiori. Dovrebbero venir inserite in questa cartella, almeno in fotocopia, anche le ricevute delle buste paga e dei vari modelli fiscali e contributivi, ma per comodità non lo si fa quasi mai, in quanto si preferisce tenere un archivio apposito, che ingloba il Libro Matricola, tutte le buste paga, i modelli 101, i riepiloghi INPS e simili. Anche la situazione delle ferie e permessi dovrebbe entrare nel fascicolo personale, ma spesso anche questa viene allegata alle varie buste paga, in quanto così perviene dal consulente che la compila e così la si lascia. Ma mentre fa poca differenza se le buste paga vengono conservate separatamente, la situazione delle ferie risulta molto più utile se presente nella cartella personale, sotto un apposito cartoncino separatore. Sempre in questa cartella, ma separata dal resto, va conservata la documentazione sanitaria del dipendente. Contiene l’eventuale libretto sanitario, gli esiti degli esami medici fatti in sede, possibilmente una cartella clinica aggiornata dal medico personale del dipendente, e soprattutto una situazione delle assenze per malattia. Quest’ultimo documento deve venir compilato riportando fedelmente le date di assenza, le diagnosi dei medici, e le cure ricevute. Non è, come sembra, un’indagine per stanare gli assenteisti, bensì un’integrazione della cartella clinica che aiuterà a conoscere l’effettivo stato di salute del dipendente, e la valutazione dell’idoneità al posto di lavoro ricoperto.

Collaboratori

Se la documentazione di cui sinora abbiamo parlato è da considerarsi senz’altro "riservata", esiste una categoria di documenti analoghi ancor più delicata e riservata. Sto parlando della documentazione relativa non ai dipendenti, ma ai collaboratori, categoria nella quale rientrano non solo i collaboratori occasionali, ma pure ad esempio gli amministratori che, pur ricoprendo una carica nell’azienda, non vengono iscritti nel libro matricola.

Per l'archivista comunque la situazione è analoga. Anche queste persone avranno una cartella personale, nella quale si conserveranno praticamente gli stessi documenti. Non ci saranno ovviamente le buste paga, ma bensì le ricevute per i compensi ricevuti. Per i collaboratori occasionali in effetti ci saranno solo queste ultime e qualche scarsa corrispondenza, in quanto non si parla di ferie e non interessa la situazione sanitaria. L’unica cosa da tener presente è che ad ogni ricevuta archiviata bisogna allegare il cedolino di pagamento della relativa ritenuta, o almeno se ne devono annotare gli estremi sulla ricevuta stessa. Ad ogni fine anno si allegherà anche copia della dichiarazione delle ritenute pagate.

Per gli amministratori e simili invece, la cartella dovrebbe contenere, oltre alle ricevute e quanto sopra detto, anche parecchi altri documenti. Ci sarà ad esempio un dettagliato curriculum aggiornato che comprenda pure eventuali attività presso altre aziende, nonché copia delle dichiarazioni dei redditi personali. Nelle ditte più grandi si tiene pure un’evidenza di tutti gli interventi che quell’amministratore ha fatto in seno alle assemblee. È chiaro che solo una persona gerarchicamente superiore, diciamo un sindaco o uno specifico supervisore, può tenere questi archivi e non sempre ne ha voglia o semplicemente non lo ritiene necessario.