Archiviazione documenti cartacei/Gli archivi

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In effetti, l’archivio di un’azienda è composto da tanti archivi specifici che si distinguono sia per il contenuto che per la loro ubicazione.
Una buona regola è quella di tenere sotto mano solo gli archivi recenti, mentre le raccolte degli anni precedenti vanno spostate su scaffali meno agibili, in gergo in fondo. Correttamente, ogni anno si dovrebbe procedere alle seguenti operazioni:

  1. Controllo dell'annata in fondo, cioè la più vecchia, e distruzione di quanto non occorre più archiviare
  2. Spostamento delle annate rimanenti verso il fondo
  3. Archiviazione dell'ultima annata.

In questo modo non sorgeranno i problemi di spazio che tanto spesso sono motivo di disordine negli archivi.

Come si vedrà più avanti, sebbene di solito si riservi una stanza o più per la conservazione degli archivi, e la si chiami appunto Archivio, esistono degli insiemi di documenti che non vanno assolutamente riposti con gli altri, come ad esempio l'Archivio del personale. Sebbene non stiano nella stanza Archivio, anche questi insiemi sono degli archivi e bisogna conservarli con il massimo ordine.

Allo scopo di illustrare nel modo più schematico i vari archivi che un'azienda potrebbe avere, qui sono stati divisi in base al contenuto dei documenti e la conseguente modalità specifica con cui vengono riposti, ottenendo i seguenti gruppi:

  1. Archivi sull'assetto dell'azienda
  2. Archivi societari
  3. Archivi di contabilità
  4. Archivio del personale
  5. Archivi Clienti e Fornitori
  6. Archivi di utilità corrente
  7. Archivi facoltativi
  8. Archivi personali

È fondamentale tenere presente che tutti i documenti cartacei, allo stesso tempo, possono essere anche digitalizzati attraverso la veloce installazione di un software di digitalizzazione documenti per le aziende. Verrà a crearsi così un ulteriore archivio, oltre a quello cartaceo, online dove tutti i file inseriti saranno indicizzati per una veloce lettura e soprattutto per agevolare la ricerca di documenti risalenti anche a più di 10 anni fa e oltre. L'impiego di questi ulteriori mezzi di archiviazione permette, con l'andare degli anni di risparmiare tempo e spazio, andando così a ridurre il cosiddetto scaffale in fondo.