Vademecum per notai/Fascicoli di repertori

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Si dovrebbe essere soliti vidimare i fascicoli dei repertori anche se (e spesso succede) manca, per semplice distrazione qualche firma (o tutte) o qualche impronta di sigillo notarile, segnalandolo e nella speranza che ciò venga effettuato successivamente.

Si prega di presentare i medesimi in regola con tali adempimenti; onde evitare perdite di tempo, si controllerà in particolare la consecutività nella numerazione delle pagine (se p.e.l'ultima pagina dell'ultimo fascicolo di repertorio presentato per la vidimazione e quindi registrato dall'Archivio porta il n. 200, il successivo deve cominciare col n.201 e finire col n.400); le pagine per qualunque motivo, non utilizzate, ma comunque prese in carico dall'archivio, vanno annullate nei debiti modi; in relazione a ciò, non sono mancati casi di ritardo nella restituzione dei fascicoli per constatata irregolarità nella numerazione delle pagine; il numero dei fogli, per i fascicoli tenuti con sistema informatizzato, deve essere di 200 compreso il frontespizio; al riguardo si prega di controllare sempre tale numero in quanto talvolta è successo che, nell'impossibilità di provvedere diversamente, l'archivio ha dovuto sollecitare la presentazione di una pagina mancante con grave ritardo nella vidimazione e restituzione del fascicolo; va effettuata con cura anche la numerazione degli intercalari; si prega di evitare “salti” di numero correzioni etc; servirsi, se possibile di numeratori da regolare adeguatamente; nel caso di errori, provvedere a correggere con postilla; nell'ipotesi di passaggio, come sovente capita, dalla redazione manuale a quella col sistema informatizzato,dovrà essere data comunicazione all'archivio con carta intestata indicando la decorrenza; la numerazione delle pagine dovrà essere comunque consecutiva; se cioè l'ultima pagina dell'ultimo fascicolo di un repertorio tenuto manualmente porta il n.200, la prima pagina del primo successivo fascicolo tenuto col sistema informatizzato deve portare il n. 201 fino a 400 e cosi' via.
A tal proposito, si ricorda inoltre che la numerazione delle annotazioni repertoriali è continuativa da quando il notaio inizia ad esercitare nel distretto fino a quando cessa per qualunque motivo:si ipotizzi al riguardo che il notaio Romolo Romani sia stato trasferito dalla sede di Bracciano a quella di Roma rimanendo iscritto nel distretto: egli dovrà continuare tutta la numerazione come se nulla fosse cambiato.Se invece egli sara' trasferito ad altro distretto,dovra' riprendere la numerazione dal n.1.

Si rammenta che il tempo medio di vidimazione,anche in considerazione del notevole carico di lavoro, è, salvo urgenze, di 30 giorni da quello della presentazione, cui infatti seguono tutte le operazioni interne successive, come la bollatura, la registrazione e la vidimazione vera e propria da parte dei funzionari; è indubbio che al diritto dello studio di ottenere tale prestazione corrisponde l'obbligo dell'archivio di erogarla; è difficilissimo quantificare il numero dei fascicoli che vengono presentati giornalmente per la vidimazione, con particolare riguardo a quelli degli atti tra vivi che sono maggiormente utilizzati.
Alcuni notai, nel timore di rimanere senza ed avere rilievi, ne presentano anche più di uno, creando all'archivio non pochi problemi di conservazione e di rispetto dei tempi; tutta questa presenza di carta crea rischi di ritardi, di intoppi che si cerca di ridurre al minimo; in condizioni normali la vidimazione di un fascicolo richiede pochi minuti; le marche da bollo devono essere annullate col sigillo dell'archivio;quindi l'eventuale annullamento delle marche col sigillo notarile potrebbe comportare l'obbligo ad apporre nuove marche;sui fascicoli presentati per la vidimazione devono essere apposte:

una marca da euro 14,62, per ogni 25 pagine per i repertori tenuti manualmente;
2 marche da euro 14,62 per i repertori composti da 200 pagine tenuti col sistema informatizzato; è opportuno ricordare che la data di vidimazione coincide con quella di presentazione e rilascio della relativa ricevuta che dovrà essere esibita per il ritiro. Quindi un fascicolo presentato per la vidimazione il 1° aprile,sarà vidimato con data 1 aprile.Si fa presente che il personale dell'archivio di servizio allo sportello,se richiesto di trovare e consegnare un fascicolo vidimato, si basa unicamente sulla ricevuta che viene e che, da molti anni, deve essere presentata, senza effettuare altri accertamenti.
infine si ricorda che,come anche previsto dalla vigente normativa, sui fascicoli vidimati non possono essere effettuate annotazioni relative ad atti rogati prima della data indicata: ad es. su un fascicolo vidimato il 1 marzo 2005 possono essere annotati solo atti ricevuti od autenticati dal 1 marzo in poi; e non quelli portanti la data del 27 o 28 febbraio;il frontespizio vorrà essere compilato per la parte riguardante i dati notarili, mentre è facoltativa l'indicazione del numero delle pagine che è di competenza del personale addetto alla registrazione.Al riguardo lo scrivente deve rilevare di aver accertato non pochi casi di utilizzazione del fascicolo del repertorio degli atti tra vivi prima della vidimazione.Spesso si è chiesto perché:una cattiva organizzazione dello studio, una svista degli incaricati del controllo della disponibilità di tale materiale etc..Le sanzioni previste dal ns.ordinamento per tale mancanza sono pesantissime.Secondo un'autorevole dottrina, il Notaio deve essere sempre munito del repertorio, quindi sin da quando è iscritto a ruolo nel distretto:si deve quindi escludere la legittimità di mancanze anche temporanee, dovute per esempio ad una momentanea inattività del notaio(ad esempio per festività od altra causa).