Vademecum per notai/Ispezione biennale ordinaria

Il verbale di ispezione si compone di due parti:

• una, riguardante la consistenza del materiale (cioè quante annotazioni sono state effettuate sui libri notarili, quanti atti a raccolta sono stati rogati e il numero complessivo di tutto ciò che è stato consegnato all'Archivio e di cui è compilata apposita importante distinta)
• l'altra, gli eventuali rilievi: si ipotizzi che il Notaio Romolo Romani (ma questo è solo un esempio) debba presentare gli atti a raccolta, i repertori, registri ed indici per l'ispezione biennale 2003-4 (ma il periodo potrebbe essere anche un altro); egli dovrà consegnare, pertanto, il giorno convenuto (ma anche prima, trattandosi di un termine di scadenza) gli atti a raccolta, rilegati in volumi, con relativi, eventuali allegati e riguardanti, nel nostro esempio, il periodo dal 1-1-2003 al 31-12- 2004, biennio, cioè, completo (o frazione se l'iscrizione a ruolo è avvenuta nell'arco del biennio).

Dorso e rilegatura

Si prega di prestare attenzione alla rilegatura, in quanto sono stati rilevati spesso (specie da chi scrive questo vademecum) errori materiali, sia pure involontari, commessi dal personale addetto al quale dovranno essere impartite le opportune direttive. Si raccomandi, pertanto, che i dati scritti sul dorso del volume coincidano con quelli contenuti al suo interno; che si evitino inversioni nella rilegatura degli atti tali da trarre in inganno l'ispezionante ed il consultante. A differenza del passato, il Notaio è in grado di presentare, entro il termine, tutti gli atti del biennio in quanto, attualmente, per la registrazione non si presenta più l'originale e la copia conforme, ma solo quest'ultima. Questa è stata una ottima decisione del legislatore italiano in materia, in quanto non era ammissibile che atti notarili originali con tutti i loro crismi ed effetti nei riguardi dei terzi, dovessero rimanere giacenti in uffici con tutti i rischi connessi a tale situazione. Riferendomi sempre all'Archivio Notarile di Roma, si sono segnalati frequenti casi di atti notarili smarriti nelle more della registrazione; questo d'ora in poi non potrà più accadere. Ma la decisione citata sarebbe dovuta essere adottata molto prima.

Non vi dovrebbero, pertanto, più essere ritardi nella consegna del materiale all'Archivio, come fino a pochi anni fa avveniva, con grave disagio per i funzionari ispezionanti.

Il tempo medio di durata di un'ispezione con conseguente firma del verbale e restituzione del materiale è, salvo casi eccezionali, di 20-30 giorni. I tempi naturalmente si riferiscono all'Archivio Notarile di Roma che amministra più di 500 Notai. È molto difficile effettuare un'ispezione: in alcuni casi si guardano pochi atti "a campione". In particolare, si controllano quelli ricevuti durante i periodi festivi durante i quali, per carenza di personale e disguidi, si possono commettere errori o dimenticanze. Inoltre, si deve prestare attenzioni, oltre che alla forma, anche alla sostanza e questo non è semplice in quanto il Consiglio dei Ministri si riunisce,salvo motivi eccezionali (impedimenti del Presidente del Consiglio dei Ministri o altre cause tecniche) ogni settimana e negli ordini del giorno non è raro trovare modifiche al Codice Civile che possono riguardare anche l'attività notarile.

Il dorso dei volumi, sul quale saranno riportati, per ovvie esigenze di ricerca, i dati cronologici degli atti in essi contenuti, non dovrà superare la misura di 10 cm di larghezza (questo è un limite che non sempre viene rispettato; forse alcuni Notai, per motivi che si ignorano ma dipendenti forse dalla fretta con cui l'attività notarile viene svolta, non lo conoscono). Al riguardo si pone il problema di come comportarsi qualora all'atto vengano inserti tanti di quelli allegati e così voluminosi (e non è raro) da comportare, in sede di rilegatura, il superamento del limite predetto: in tal caso, una corretta interpretazione della legge notarile imporrebbe, ad avviso dello scrivente, la scissione dell'atto in due parti, con opportuni richiami per il consultante e l'ispezionante. Essendo il calendario di presentazione del materiale per l'ispezione stabilito dal Sovrintendente dell'Archivio e dal Presidente del Consiglio Notarile, ogni richiesta di proroga del termine viene vagliata e concessa, secondo regole di opportunità e correttezza, esclusivamente dai medesimi cui deve essere rivolta la relativa istanza. Nell'esperienza di chi scrive non sono stati rari i casi in cui il Notaio abbia addirittura dimenticato od ignorato, per disguidi, sia pure in buona fede, il termine di consegna. In questa ipotesi l'Archivio Notarile, in via del tutto eccezionale e di correntezza, ha sempre ritenuto opportuno di telefonare. Tutti gli avvisi vengono sempre inviati, con congruo anticipo ed in forma scritta, anche con posta elettronica, cui, a scanso di equivoci, si chiede di assicurare la ricezione. Ma al riguardo sono da considerare, con la posta elettronica, i rischi di mancata lettura o lettura tardiva.

Altri fascicoli

Anche i fascicoli dei repertori o registri devono riguardare il biennio completo e devono essere presentati (in particolare quelli degli atti tra vivi) rilegati così come sono stati restituiti dall'Archivio dopo la vidimazione. Il frontespizio con la certificazione deve quindi essere mantenuto all'inizio del fascicolo e non, come è successo in diversi inspiegabili casi, all'interno dello stesso. Al riguardo si ricorda che se un fascicolo contiene, in parte, annotazioni riguardanti il biennio precedente o successivo e, in parte, annotazioni riguardanti il biennio sottoposto a ispezione, esso deve essere presentato ugualmente all'archivio per le debite verbalizzazioni. Si ipotizzi, pertanto, che in un fascicolo composto di 200 pagine vi siano 190 pagine contenenti annotazioni riguardanti l'anno 2002 (cioè, fuori il biennio preso ad esempio) e 10 con annotazioni riguardanti il 2003 (comprese nel biennio): il fascicolo va ugualmente presentato per l'ispezione; altrettanto nel caso in cui vi siano 10 pagine con annotazioni relative al 2004 (comprese nel biennio) e 190 riguardanti invece il 2005 (fuori biennio); non sono state infatti rari gli inviti telefonici ad integrare il materiale perché mancava una piccola "testa" od una piccola "coda". Da ultimo va rilevato che se, come di frequente può succedere, annotazioni riguardanti il biennio sono contenute nel fascicolo repertoriale in corso di utilizzazione da parte dello studio, questo deve essere presentato in tutte e 200 pagine, consegnando all'archivio anche le pagine in bianco e passando all'uso dei fogli supplementari. Sulla scarsa propensione della generalità degli studi notarili a usare i fogli supplementari, si potrebbe scrivere un poema. Al riguardo, si potrebbe obiettare che le pagine contenenti annotazioni di data successiva al biennio sottoposto all'ispezione non interessino l'archivio e quindi non debbano essere presentate;in tal senso, la legge notarile (legge n.89/1913) è chiara: i fascicoli debbono essere presentati completi di tutte e 200 pagine. Ma su questo si può comprendere la più ampia discrezionalità dell'Archivio per non intralciare l'attivita' del professionista.

Su tutti i fascicoli in corso di utilizzazione, come previsto dalla vigente normativa viene apposta, dopo l'ultima annotazione, la certificazione di avvenuta presentazione, attestante a tutti gli effetti che da quel giorno il fascicolo non è a disposizione dello studio. Nell'Archivio Notarile Distrettuale di Roma è stata adottata la prassi di restituire i fascicoli laddove ciò sia veramente necessario e per evitare intralcio agli studi. Si ritiene opportuno anche restituire i volumi di atti a raccolta per validi e urgentissimi motivi, con accorata legittima preghiera di immediata e corretta restituzione, per estrar copie visto che l'Archivio non può autenticarle finché il Notaio è in esercizio.

Fascicoli del repertori

I fascicoli del repertorio (e quindi oltre a quelli di cui al punto b] anche il repertorio degli atti di ultima volontà, il repertorio dei protesti cambiari e, da ultimo, il registro delle somme e dei valori affidati al Notaio) devono essere presentati anche se non contenenti annotazioni. Per essi valgono le stesse considerazioni di cui al punto b); dell'esistenza di essi va fatta infatti menzione nel verbale d'ispezione. Al riguardo, invece si deve rilevare che spesso non viene presentato il repertorio dei protesti cambiari perché, non contenendo scritture, si ritiene non debba essere consegnato.

A differenza di quanto avviene spesso, non devono essere presentati né il registro delle girate né l'indice dei protesti; i notai che tengono in uso il repertorio degli atti tra vivi servendosi di un PC, di monitor e stampante (quindi non manualmente) devono presentare all'archivio oltre alla rubrica tradizionale cartacea anche uno o più supporti informatici, reperibili presso le numerose rivendite di tale materiale, nel quale copieranno, ad uso dell'Archivio, l'indice delle parti intervenute nei soli atti conservati a raccolta, cioè pubblici o privati conservati.
Tale supporto che dovrà essere convenientemente predisposto e contenere i dati del Notaio, non verrà restituito al termine dell'ispezione rimanendo a disposizione dell'Amministrazione, per la creazione di una banca-dati. A scopo esemplificativo, si dia il caso che lo studio abbia utilizzato il sistema informatizzato per tutto il biennio, pertanto i supporti dovranno riguardare l'intero biennio; nel caso invece in cui fino al 31-12-2003 si sia proceduto alla redazione manuale del repertorio degli atti tra vivi e dal 1-1-2004 si sia passati all'uso del PC, il Notaio dovrà consegnare la rubrica tradizionale cartacea relativa a tutto il biennio ma predisporre anche il supporto informatico in questione per il periodo dal 1-1-2004 al 31-12-2004 e così per tutti i casi in cui l'uso del PC abbia riguardato una frazione del biennio.

Fogli supplementari

Durante l'ispezione devono essere, se necessario, usati i fogli supplementari, regolarmente vidimati, di cui il Notaio deve essere ovviamente in possesso, anche se ciÒ comporta l'indubbio fastidio di una doppia scrittura. Il/i fascicoli principali vengono temporaneamente restituiti in via del tutto eccezionale (visto dell'Ufficio dell'Entrate) e così dicasi per il registro delle somme e dei valori (per le debite annotazioni) per il quale non sono stati previsti, per ignoti motivi, fogli supplementari.

Considerato che al termine dell'attività professionale nel distretto (decesso, raggiungimento del limite di età, dispensa a domanda, trasferimento ad altro distretto, altre cause previste dalla legge), i protocolli dovranno essere depositati all'Archivio, per tutti i successivi servizi istituzionali (rilascio di copie, consultazione, ecc. e in generale continuazione dell'attività notarile), si pregano i notai di presentare specialmente gli atti con tutte le formalità espletate (numerazione delle pagine, annotazioni possibili), anche al fine di rendere al pubblico un servizio ottimale. In particolare, sul dorso dei volumi vorrà essere scritto anche con un semplice pennarello, un numero d'ordine romano (I, II, III, ecc.).

La numerazione delle pagine ed allegati può avvenire partendo da 1, per ogni volume.

Una volta firmato il verbale di ispezione, il Notaio vorrà ritirare lo stesso giorno tutto il materiale documentario. Infatti, espletate tutte le formalità, non vi è più alcuna ragione che esso rimanga in Archivio; anzi un'ulteriore giacenza dello stesso, oltre ad occupare inutilmente spazio, potrebbe essere assai rischiosa.
Tra l'altro per la penuria di spazio che c'è nell'Archivio Notarile di Roma, dovuta a vari motivi e la cadenza quindicinale con cui il materiale entra o esce, ogni giacenza oltre il necessario si rivela dannosa ed inutile... Al 31-12-2004 i Notai del distretto erano 455 ma in conseguenza di nuove iscrizioni a ruolo o trasferimenti, possono aumentare.
Ogni anno si ispeziona il materiale della metà di essi. Colla sola pausa del mese di Agosto, è un vero "tour de force" e consiste nel controllo generale dell'attività notarile reso, a volte, difficile dal cambiamento della legislazione dovuto ai motivi più disparati.

"De jure condendo" si potrebbe auspicare una riforma della legislazione in materia prevedendo ad esempio che sia il conservatore a recarsi negli studi notarili per effettuare la verifica, evitando tutto questo pericoloso e scomodo movimento documentario, ma questa ipotesi si presenta difficilmente praticabile.
Non si dimentichi infatti che l'ispezione deve essere tutt'ora effettuata dal Capo dell'Archivio (reggente o titolare) e dal Presidente del Consiglio Notarile e non è quindi opportuno che essa si svolga nello studio.

Inoltre, si creerebbero indubbi intralci all'attività del professionista. Si vorrebbe sempre scrivere nel verbale: "nessun rilievo", ma spesso questo non è possibile. Nulla si può fare contro i lunghi tempi di lavoro degli Uffici Finanziari (da qualunque motivo causati) che ritardano le annotazioni, specie quelle, particolarmente controllate, di eseguita trascrizione.

Se ne deduce che i tempi di attesa per il trasporto del materiale, specialmente in presenza di grossi carichi, sono sempre inevitabilmente lunghi anche a causa della riduzione del competente personale ausiliario.

Riassumendo

Riassumendo dovranno essere presentati:

1. gli atti a raccolta rilegati in volumi,
2. i fascicoli del repertorio degli atti tra vivi,
3. i fascicoli del repertorio dei protesti cambiari
4. il repertorio degli atti di ultima volontà,
5. il registro delle somme e dei valori affidati al Notaio,
6. gli indici, con esclusione di quello relativo ai protesti cambiari
7. gli atti di deposito di testamento segreto

Il controllo in questo ultimo caso riguarderà l'aspetto formale del documento e non il suo contenuto che ovviamente, deve rimanere segreto fino alla morte del testatore.

Costituendo la presentazione del materiale per l'ispezione un preciso obbligo notarile, si auspica che essa avvenga in unica soluzione senza dimenticanze, sia pure involontarie, come talvolta capita.

Ci si astiene in questa sede dal soffermarsi sulla normativa riguardante la redazione degli atti notarili e la tenuta dei repertori alle quali dovrebbe essere dedicato un vademecum a parte.

Si rammentano solo:

• per gli atti: gli obblighi di interlineatura di tutti gli spazi vuoti (anche piccoli) da "Repubblica Italiana" sino alla fine dell'atto. Addirittura, secondo lo scrivente sarebbe vietato o, comunque, inopportuno lo sbarramento a "Z" degli spazi in bianco; l'interlineatura ha lo scopo di evitare l'alterazione in qualunque modo di quanto scritto oppure aggiunte clandestine. Si raccomanda la postilla in tutti i casi in cui è necessaria, la chiarezza nella scrittura manuale, l'ordine negli allegati e la loro classificazione, l'impronta del sigillo. Inoltre, si presterà attenzione alle sottoscrizioni (nome e cognome): spesso si sono rilevate firme apposte con sigle assolutamente illeggibili. Infine, si sono notati sugli atti dei dati mancanti, annotazioni lasciate a matita senza alcuna ufficialità o incomplete; timbri senza i dati necessari;
• per il repertorio degli atti tra vivi: si curerà la sua tenuta (numeri, data, luogo parti, oggetto, atti conservati, atti rilasciati in originale, atti esenti da registrazione, tassa d'archivio, tassa eventuale di iscrizione al Registro Generale Testamenti e annotazione degli estremi di registrazione) specialmente di quello col sistema informatizzato, anche in considerazione della stampa "fuori campo" frequentemente rilevata con conseguenti grandi difficoltà a leggere i dati.

La stampa "fuori campo" dipende da una cattiva programmazione delle apparecchiature elettroniche o da un irregolare scorrimento del modulo "continuo". Si fa presente che essa complica notevolmente il lavoro in sede di consultazione e certificazione per qualunque scopo(specie le pratiche auto) in quanto i dati repertoriali, specialmente quelli stampati "a cavallo" tra un foglio e l'altro si rivelano a volte difficilmente leggibili, richiedendo uno sforzo interpretativo che esula dalle mansioni del personale dell'Archivio.

La tassa d'archivio è dovuta per tutti gli atti tra vivi soggetti a registrazione e per tutti gli atti di ultima volontà. Secondo dottrina e giurisprudenza autorevoli, le scritture effettuate sul repertorio degli atti tra vivi sono considerate alla stessa stregua di quelle contenute nell'atto notarile e quindi soggette alla medesima disciplina per quanto concerne correzioni, aggiunte ecc.

Nella numerazione delle annotazioni, sia generale che degli atti a raccolta, si cercherà di evitare i "bis" oppure i salti di numero. In caso di passaggio agli atti tra vivi di testamenti pubblici si effettuino le debite annotazioni previste dalla legge notarile. Si fa presente che oltre che controllare la conformità a legge dell'attività notarile, il Conservatore deve anche "contarla". Dovrà quindi accertare che la numerazione sia progressiva e tener conto di eventuali irregolarità. Si immagini cosa succederebbe (ed è successo allo scrivente) durante il suo lavoro, se in un repertorio vi fossero due o tre numeri "bissati" e altri due o tre numeri "saltati": il conservatore incontrerebbe grandi difficoltà a quantificare il numero esatto delle annotazioni da verbalizzare. Sarebbe inoltre auspicabile che anche i subtotali venissero scritti a penna anche nel repertorio tenuto manualmente.

Nel caso di atti autenticati in più fasi, si effettuino le debite, opportune annotazioni dirette ad aiutare il lettore ("prima autentica di una, due, tre", oppure "vedi rep. precedente e successivo", ecc.).

Ecco un esempio di annotazione di t.p. sul relativo repertorio:

Rep. n. x	Ggmmaaaa
LUOGO	Testamento pubblico	Aldo Rossi, via Milano 10 - 3Roma
 ggmmaaaa
Rep.n.x
(In caso di passaggio agli atti tra vivi)	On.74	t.a.7, 40	Tassa rgt
14, 80

Ecco invece un esempio di annotazione del verbale di passaggio agli atti tra vivi rep.x racc.y in data ggmmaaaa del testamento pubblico n. rep 10 di Aldo Rossi, effettuata da Mario Bianchi

rep.x	Racc.y	10	Ggmmaaaa-roma-verbale di pubblicazione testamento 
 Mario Bianchi con le sue generalità	Passaggio agli atti tra vivi del testamento pubblico di Aldo Rossi con le sue generalità
 Registrato a Roma x il ggmmaaaa al n.serie euro	74			7, 40	14, 80

Ed infine un'ultima considerazione sulla tenuta del registro delle somme e dei valori: generalmente il controllo su di esso riguarda soprattutto la chiarezza della scrittura ma sovente si è dovuto rilevare che non vengono rilasciate le ricevute dei depositi. Al riguardo, la legislazione vigente considera obbligatorio tale adempimento per cui il tagliando va compilato, sottoscritto e consegnato alla parte. Non è pertanto ammessa la prassi della loro compilazione e conservazione nell'ambito del libro. È ovvio auspicare che sia il Notaio a consegnarla per buona diligenza e la parte depositante a esigerla.